Als ondernemer moet je je administratie bijhouden en dat is niet altijd leuk om te doen, maar wel noodzakelijk. Er zijn veel aanbieders die een online abonnementsvorm aanbieden om daarmee je administratie te doen. Prima natuurlijk, maar kost wel een maandelijks abonnementsbedrag; en wat gebeurt er met je gegevens tijdens het abonnement en wanneer het abonnement wordt beëindigd: kun je nog wel bij je gegevens? Geen idee. Er zal altijd een categorie mensen zijn die liever de administratie offline bijhoudt, daarom heb ik besloten om de toepassing boekhouding in Excel die ik al vanaf 1998 gebruik en sindsdien regelmatig heb aangepast, beschikbaar te stellen. Dus GRATIS.
door middel van codes kan de btw worden berekend per boeking
via het memoriaal kan de beginbalans, afschrijvingen etc. worden geboekt.
kolommenbalans dus totalen per dagboek, memoriaal, saldibalans, v&w en eindbalans
importeren van bankmutaties
boekingen die vaker voorkomen automatiseren
overzicht inkomsten/uitgaven per maand
grootboekkaarten
btw-overzicht per maand, per kwartaal en per jaar
verder blijven in de dagboeken de meeste functies van Excel behouden dus kleurtjes geven aan cellen of tekst, rijen invoegen, rijen verwijderen, kopiëren, plakken, filteren, zoeken, een rij getallen selecteren en gelijk de som weten etc. Heb je bijvoorbeeld autokosten geboekt op de v&w en de btw eruit gehaald terwijl de auto een privé auto is dus de kosten moeten op een ander grootboekrekening worden geboekt en btw moet worden gecorrigeerd; dan kan je via filter alle boekingen (maakt niet uit of het nu 10 of 1000 boekingen zijn) in één keer wijzigen (door het toepassen van vulgreep) binnen een paar seconden.
De nadelen van werken in Excel die door softwareleveranciers vaak worden aangehaald zoals:
Je moet veel kennis hebben van Excel: dat valt wel mee: excel is nog steeds een veelgebruikt programma en de basiskennis is vaak wel aanwezig . Het is omgekeerd: wil je bijvoorbeeld met Exact werken dan is dit een nieuwe wereld waar je erg veel tijd in moet steken om erachter te komen hoe deze software werkt.
Foutgevoelig: met name formules die per ongeluk worden verwijderd; dat klopt maar dat heb ik gerepareerd door via macro’s de formules te herstellen dus met één druk op de knop staan de formules er weer in. Alle dagboeken (kas, banken, memoriaal) en kolommenbalans kunnen worden herberekend.
Tijdrovend doordat je bankgegevens niet zijn gekoppeld; er is geen permanente koppeling maar je kunt wel bankmutaties importeren.
Minder veilig: hiermee wordt bedoelt dat je geen backup zou hebben als je computer crasht? Maar door het gebruik van online diensten zoals onedrive is dit probleem ook opgelost. Het valt me nog mee dat ze het niet hebben over diskettes of floppy’s die je kwijt kunnen raken: gedateerde argumenten dus. Dienstverleners van online-administraties geven ook geen garanties nadat het abonnement wordt beëindigd. Meestal kun je niet meer bij je gegevens terwijl er wel een bewaarplicht is van 7 jaren? Dat zal wel meevallen maar ik zou het wel even navragen voordat je een abonnement afsluit.
Nog even voor de duidelijkheid: ik ben niet tegen het gebruik van online-administratie in tegendeel het is een grote verbetering ten op zichte van hoe het eerst ging. Voorbeeld: in de jaren ’90 had je software (de naam weet ik wel maar ik noem het niet) die kon je dan installeren op één pc (mocht niet worden gekopieerd vanwege inkomsten die de softwareboer dan zou mislopen). Ik kon alleen de jaarrekening maken door de computer van het bedrijf ‘s-avonds mee te nemen naar mijn kantoor om vervolgens tot 12 uur ‘s-nachts door te werken en ‘s-morgens de computer weer terug te brengen zodat het bedrijf weer kon faktureren; de dag erna hetzelfde verhaal als de jaarrekening nog niet klaar was. Ik maak gebruik van meerdere online software en deze template is een extra onderdeel van mijn “gereedschapskist”; het grote voordeel is de snelheid en de flexibliteit waarmee ik kan werken; daarbij maak ik ook gebruik van add-in’s zoals powerquery. Administraties van 6.000 boekingen heb ik hier al mee gedaan. Wordt het bedrijf groter dus meerdere personen en afdelingen (inkoop, verkoop, financieel) die de administratie gelijktijdig bijwerken, dan is een excel-template niet meer geschikt.
Ik zal de template nog updaten; ik gebruik ook vba dus als je dat niet wil dan is dit programma niets voor jou. Er zijn ook programma’s die alles doen via de excel-functies. Maar ik gebruik vba en excel-functies dus beide. Waarom vba: omdat het er is, altijd, elke keer als je een excel-bestand opent.
Dus: heb je interesse dan stuur een berichtje via onderstaand contacformulier of stuur email naar hans.vinke@planet.nl kijk ook op de webpagina www.vinkeadministratie.nl
Leave a Reply